TEMİZLİK HİZMETLERİ İŞLETMELERİNDE MALİYET KONTROLÜ

 TEMİZLİK MALZEMELERİNDE MALİYET KONTROLÜ

.
Temizlik işletmelerinde de diğer işletmelerde olduğu gibi, iyi maliyet kontrolünün sağlanabilmesi için, temizlik amacıyla kullanılan malzemelerin bilinmesinin yanında, bu malzemelerin kullanılması ve saklanması ile ilgili bazı kuralara uyulması gerekir. Özellikle, malzemelerin kullanımı ve depolanması sırasında gerekli özeninin gösterilmemesi durumunda, maliyetlerin istendik düzeyde tutulması mümkün değildir. Bu amaçla öncelikle, temizlik faaliyetlerinin maliyetini arttıran nedenlerin ortaya çıkartılması gerekir.

Temizlik işleminin maliyetini yükselten bazı yanlış uygulamalara aşağıda yer verilmektedir.

• Gereğinden fazla temizlik ürünü satın almak,
• Temizlik ürünlerinin faydasına göre daha yüksek fiyatla satın almak,
• Fatura ve ödemelerde eksik denetim,
• Araştırma yapılmadan sipariş vermek,
• Teslim almadaki eksik kontroller,
• Periyodik envanter sayımlarını yapmamak,
• Birden fazla yetkili kişinin bulunması,
• Temizlik ürününü gereğinden fazla kullanmak,
• Maliyet bütçesinin yapılmaması,
• Fiyat değişimlerini takip etmemek,
• Kontrollerde hata yapılması,
• Temizlik ürününü kullanmayı bilmemek,
• Yanlış temizlik ürünü kullanmak,
• Gerekmediği halde birden fazla temizlik ürünü kullanmak,
• Her işlem için ayrı bir temizlik ürünü kullanmak,
• Depolama kurallarına uymamak,
• Yanlış ve gereksiz temizlik aracı almak,
• Satıcı ve piyasa araştırması yapmamak,
• Temizlik araçlarının dikkatsiz kullanmak,
• Temizlik aracı satın alırken kalite ve garantisine dikkat etmemek.

Temizlik faaliyetlerinin yürütmesi sırasında yukarıdaki konulara dikkat edilerek maliyetlerin belli ölçüde kontrol altına alınması mümkün ola¬bilmektedir. Ancak, bu aşamada maliyetlerin kontrolünde kullanılacak süre¬cin de belirlenmesinde yarar vardır. Temizlik işlemlerinin maliyet kont¬rolünde de diğer maliyet kontrol işlemlerinde olduğu gibi; satın alma, teslim alma, depolama, depodan malzeme çıkışı, stok kontrolü, kullanım kontrolü aşamalarının kullanılması en doğru uygulama olacaktır. Bu aşamalarla ilgili detaylı bilgilere aşağıda yer verilmektedir.


SATIN ALMA

Temizlik işlemleri için gerekli malzemelerin gerek kalite, gerekse maliyet yönünden etkin kontrolü için, satın alma aşamasından itibaren kont¬rolüne başlanması gerekir. Bu aşamayla ilgili olarak ayrıca, hangi tür satın¬alma yönteminin işletme için daha yararlı olacağı konusunun da belirlenmesi gerekir. Bilindiği işletmelerde, merkezi satın alma; tüm satın alma işlemlerinin ve kararlarının bir elden yapıldığı ve depodaki malzeme seviyesi ve türünün esas alındığı bu yöntem dışında, merkezi olmayanı satın alma politikalarına da rastlanmaktadır. Merkezi olmayan satın almada; satın alma taleplerini ihtiyaç gösteren birim yetkilileri belirler. Etkin bir satın alma faaliyeti için dikkat edilmesi gereken konular aşağıda sıralanmaktadır:

• Malzeme ihtiyaç olan miktarda satın alınmalıdır. İhtiyaç belirlenirken depolama olanakları, tüketim miktarları, temizlik amaçları, malzemenin cinsi dikkate alınmalıdır.
• Gerekli piyasa araştırması yapılarak en uygun fiyatlı malzemeler satın alınmalıdır. Alınacak malzemenin fiyatı ile etkinliği karşılaştırıl¬malıdır.
• Temizlik standartlarına ve temizlik amacına uygun temizlik malzemesi seçilmelidir.
• Satın alınacak malzemenin işlevi ve özellikleri bilinmelidir.
• Büyük miktarlarda satın almadan önce malzemenin etkinliği test edilmelidir.
• Satmalına fiyatları ile piyasa fiyatları, diğer işletmelerin ödediği fiyatlar ara sıra karşılaştırılmalıdır
• Ödeme ve teslimat koşulları bilinmelidir.
• Kullanım ve depolama açısından uygun büyüklükteki ambalajlı ürünler satın alınmalıdır.
• Ambalajında gerekli bilgiler yer almalıdır.
• Temizlik araçları satın alınırken kullanım, temizlik ve bakım kolaylıkları, garantisi, yedek parçası, kalitesi, satış sonrası servisler dikkate alınmalıdır.
• Mümkün olduğu kadar, merkezi satın alma politikası uygulanarak öl¬çek ekonomisinden yararlanılmalıdır. Ayrıca, işletmedeki satın alma kararlarında da merkezi yaklaşım benimsenmeli, depo sayımları ve yetkilinin onayı ile satın alma yapılmalıdır. Aşağıda bir satın alma istek form örneği görülmektedir.